Inscrire son école dans une plateforme Office 365 ou Gsuite

Le présent article n’a pas pour but de décrire la procédure complète de l’installation d’une platefome Gsuite ou Office 365 mais bien d’expliquer le contexte et la philosophie sous jacente aux formalités à effectuer.

Pour comprendre le contexte de ces deux plateformes, vous pouvez consulter le tableau comparatif présenté dans un autre article de DINTIC: ici.

Ces deux solutions émanent de très grandes sociétés et proposent une gamme très étendue de services en ligne. Les principaux outils sont ceux de la bureautique (traitement de texte; tableur; diaporama) mais aussi de nombreux outils annexes comme ceux de création de formulaires/questionnaires, de dessin, de cartographie…. Les deux solutions proposent un module de classe virtuelle (Teams et Classroom) permettant la gestion simplifiée des devoirs, des évaluations et questionnaires ainsi que du feedback vers les élèves.  La version « edu » proposée est sensiblement identique à celle qui est proposée aux PME mais elle est gratuite dans le cadre de l’éducation. Gsuite est un « pure player » du nuage tandis que Microsoft propose (en option payante) l’installation des logiciels sur les appareils des utilisateurs. Une comparaison très fouillée est disponible ici.

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Il est essentiel de frapper à la bonne porte. Les plateformes Gsuite ou Office 365 existent également en version payante pour les entreprises et commencer la procédure comme entreprise vous exposera à des services déclarés payants….

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inscrire des élèves dans Office 365 (Préparation du fichier csv et procédure dans Office 365)

Office 365 éducation est gratuit pour les écoles primaires et secondaires. La procédure d’inscription de l’école est détaillée dans un article de Dintic.

Une fois l’école inscrite et le nom de domaine validé, il reste à inscrire les professeurs et les élèves. Il est possible de le faire un à un mais la tâche est assez fastidieuse… Inscrire des élèves en masse, requiert inévitablement un fichier csv que votre logiciel de gestion administrative comme Proeco se fera un plaisir de produire.

Le fichier csv accepté par Office 365 est de structure assez simple:

  • il lui faut 15 colonnes,
  • il ne veut que des virgules pour séparer les champs,
  • les 4 premières colonnes sont nécessaires, les autres ne le sont pas.

Pour travailler dans un fichier csv avec Excel, avec la présentation des colonnes, il faut convertir le contenu au moyen de l’assistant de conversion que l’on trouve dans Données/Convertir

  • Etape 1 choisir « délimité »
  • Etape 2 Cocher Tabulation et Virgule
  • Etape 3 Garder le choix « Général »

En copiant / collant vos données issues de Proeco, vous obtiendrez un fichier qui, une fois enregistré en csv, sera semblable à ce qui suit:

Pour sortir du mode converti, il suffit d’enregistrer sous format csv séparateur virgule.

 

Votre fichier est prêt à être intégré dans votre plateforme Office 365 via la console d’administration, onglet utilisateurs.

Ensuite, vous recherchez le fichier csv préparé et vous vérifiez s’il est correct, un petit v vert apparaît:

Cliquez sur suivant pour accéder à l’écran de choix de licences:

Choisissez en fonction des utilisateurs: élèves ou enseignants.

Cliquez sur suivant.

Les utilisateurs sont créés.

Dans le panneau des utilisateurs, vous pouvez générer et gérer les mots de passe de ceux-ci.

 

 

Inscrire des eleves dans gsuite (Transfert groupé d’utilisateurs)

Nous allons décrire ci-après la procédure d’inscription en masse des élèves d’une école à partir d’un fichier csv ou excel provenant de Proeco.

  • Récupérez un fichier tableur csv ou Excel issu de Proeco, reprenant uniquement les prénoms et noms de vos élèves.

  • Téléchargez le fichier modèle de csv issu de la plateforme Gsuite. Il est disponible.

 

  • Ouvrez ce fichier modèle dans Google Sheets.

  • Copiez les colonnes contenant les prénoms et noms dans ce fichier modèle en colonnes A et B. Conservez bien la ligne 1 d’entête.
  • Créez les adresses courriels de vos élèves en colonne C en utilisant la fonction concatener: la formule à utiliser est la suivante: « =concatener(A2; ». »;B2; »@mondomaine.be ») ». Reproduisez cette formule pour tous les élèves.
    • Attention à éliminer les accents, les espaces, les majuscules et les caractères spéciaux comme les « ç » des adresses avant de les recopier dans le fichier csv. Si vous manipulez un fichier de grande taille, n’oubliez pas que la fonction « rechercher/remplacer » peut vous faire gagner beaucoup de temps.
    • Un tuyau: remplacer les espaces par rien, élimine les espaces…. De même que la formule  « =minuscule(MAJUSCULE) » transforme toute majuscule en minuscule…et donnera « majuscule »; idem avec une référence au contenu d’une cellule.
    • Pour recopier les contenus préparés ainsi, utilisez le collage spécial, uniquement la valeur.

  • Recopiez le mot de passe choisi en colonne D. Tous les élèves auront le même mot de passe jusqu’au moment où ils le changeront. Soit à la première connexion, soit à moment ultérieur. (voir colonne Z)
  • Indiquez le chemin de l’unité organisationnelle en colonne F. Si vos élèves sont dans l’UO eleves, vous indiquerez « /eleves », si vous ajoutez des utilisateurs dans l’UO de base, indiquez « / ».
  • Tapez FAUX dans la colonne Z, cela maintiendra le mot de passe initial tant que l’utilisateur ne le change pas explicitement. Tapez VRAI  si vous voulez que les utilisateurs changent leur mot de passe à la première connexion.  Les deux options se défendent. Un mot de passe bidon pendant un certain temps facilite la connexion car tous les utilisateurs ont le même mot de passe, le dépannage est alors simplifié. Le contenu est au début nul et donc le risque est limité. Par contre, l’obligation de changer le mot de passe à la première connexion renforce la sécurité mais la chance est très grande d’avoir des problèmes de récupération de mot de passe dès la seconde séance.
    • Remarque: Suivant le RGPD (Règlement Générale de Protection des Données), le mot de passe est une donnée personnelle et ne peut pas être connu par quiconque. Il est donc opportun de sensibiliser les utilisateurs à la protection de ses mots de passe, notamment en indiquant la procédure de changement. (Voir profil)

  • Téléchargez ce fichier csv sur votre ordinateur (attention csv avec séparateur virgule)

  • Importez celui-ci depuis la console d’admin (Transfert groupé d’utilisateurs)

 

  • Le système vous indique en haut à droite de l’écran que l’importation a réussi.

 

 

 

It’s Learning arrive dans les écoles du SeGec

Les plateformes collaboratives sont de plus en plus utilisées dans les écoles et le récent décret sur l’organisation de la charge de travail des professeurs, incluant le travail  collaboratif renforce encore un peu plus l’intérêt de ce genre d’outil. 

Parmi les différentes solutions  rencontrées dans les écoles, il y a bien sûr Office 365 et Gsuite éducation. Celles ci ont l’avantage d’être gratuites pour les écoles,proposent une capacité de stockage illimitée et l’accès à une solution de courriel performante. Parfois, pour compléter ces 2 plateformes,ou en solo,les écoles font appel à une solution payante de gestion scolaire qui s’occupe des bulletins, des journaux de classe ou encore de la communication entre les acteurs de l’école.

It’s Learning proposera à terme une solution complète  de gestion scolaire et de gestion pédagogique. 

Comment décrire la plateforme It’s Learning ?

It’s Learning permet de regrouper la totalité des services de vie scolaire au sein d’une plateforme unique: Calendriers,, ressources (fichiers de cours, manuels numériques, …) et projets  de classe. La communauté éducative profite d’un ensemble cohérent et accessible.

Dans chaque espace virtuel (appelé cours), les ressources et activités peuvent être organisées en parcours attribués à un élève ou à un groupe classe. Chaque élément peut être classé sous forme de séquences planifiées dans le temps, ce qui offre une progression et une vue claire des tâches demandées aux apprenants. Ces tâches s’inscrivent dans un parcours d’apprentissage qui peut s’adapter au niveau des élèves.

L’ENT propose de multiples options pour offrir un suivi aux apprenants et pour les laisser démontrer leurs acquis via des productions au format qu’ils préfèrent (texte, podcast, affiche numérique, vidéo, …)

Les parents ne sont pas en reste puisqu’ils ont la possibilité d’accéder à certaines parties de la classe virtuelle comme l’agenda. Par ailleurs, une application existe sur IOS et Android.

Bon à Savoir:

Pour plus d’informations pratiques, adressez-vous à Infodidac.

 CECAFOC (Organisme de formation continuée de la FESeC) propose des formations gratuites (administrateur et utilisateur) pour les écoles qui adhèrent à It’s Learning. Pour plus d’informations, vous pouvez contacter Mme Nathalie Catinus, formatrice.

 

 

Quelques captures d’écran:

 

 

 

Scale-up! Un jeu pour maîtriser la suite Odoo

Comment amener professeurs et élèves d’économie – ou de cours liés à à la gestion d’entreprise – à connaître la plateforme Odoo et à l’utiliser dans toutes ses spécificités et toute sa richesse? Tel est le dernier défi auquel vient de s’atteler l’équipe dirigeante d’Odoo grâce Scale-Up!, un jeu de cartes qui pousse chacun à maîtriser progressivement les applications les plus importantes de ce progiciel qui gagne vraiment à être connu! Petit scan du jeu…

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Ludovia.be – université d’automne…

Ludovia ouvre pour la première fois ses portes en Belgique: l’événement se déroulera à Spa, du 29 au 31 octobre 2019. Entre échanges et colloques, c’est devenu un espace de référence prisé par tous les publics qui s’intéressent à la question du numérique dans les écoles.

Maxime Duquesnoy, membre du Comité de pilotage pour cette première édition, invite tout professeur qui serait désireux de partager ses expériences numériques à remettre ses propres propositions. Deux appels à contribution sont en effet lancés:

Appel à communication scientifique 
La thématique de cette première édition sera « Les enfants du numérique ».
Les propositions doivent être transmises au travers du formulaire ci-dessous pour le 15 août 2019.
https://www.ludovia.be/appel-a-communication-scientifique/

Appel à intervenants ExplorCamps
LUDOVIA#BE a la volonté d’accueillir un maximum d’enseignants qui ont des pratiques et initiatives dans leur classe, favorisant une forme de renouvellement pédagogique en utilisant le numérique et qui souhaitent les faire partager. Les enseignants qui candidatent et qui seront sélectionnés seront les animateurs des ateliers « ExplorCamps » prévus dans le programme général de LUDOVIA.
 
Procédure de soumission
Soumettre au minimum, une page écrite au format numérique (.doc ou autre format texte, ne pas envoyer de PDF !!) présentant votre atelier et retour d’expérience,
Date limite de soumission : 15 août 2019.

Educa-VR

Les initiatives numériques en Fédération Wallonie-Bruxelles ne manquent décidément pas: après l’inauguration toute récente de l’Edulab à Technofutur Tic (Gosselies) ou encore la mise en place de la plateforme e-classe.be, voici Educa-VR, une société de soutien pédagogique spécialisée dans la réalité virtuelle! Ne serait-ce pas encore une nouvelle piste en perspective pour les professeurs passionnés par l’utilisation pédagogique du numérique en classe?!

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Genially – nouvelles fonctionnalités

Genially vient d’ajouter de nouvelles possibilités à son éditeur de multitextes: désormais, il est possible d’importer un diaporama de type powerpoint sans trop de pertes: l’importation n’est pas immédiate, elle prend du temps et n’est pas sans défaut: quelques dias sautent, d’autres ne contiennent plus les images de départ. Ceci dit, l’aide est précieuse et devrait aller en s’améliorant…

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