Inscrire des eleves dans gsuite (Transfert groupé d’utilisateurs)

Nous allons décrire ci-après la procédure d’inscription en masse des élèves d’une école à partir d’un fichier csv ou excel provenant de Proeco.

  • Récupérez un fichier tableur csv ou Excel issu de Proeco, reprenant uniquement les prénoms et noms de vos élèves.

  • Téléchargez le fichier modèle de csv issu de la plateforme Gsuite. Il est disponible.

 

  • Ouvrez ce fichier modèle dans Google Sheets.

  • Copiez les colonnes contenant les prénoms et noms dans ce fichier modèle en colonnes A et B. Conservez bien la ligne 1 d’entête.
  • Créez les adresses courriels de vos élèves en colonne C en utilisant la fonction concatener: la formule à utiliser est la suivante: « =concatener(A2; ». »;B2; »@mondomaine.be ») ». Reproduisez cette formule pour tous les élèves.
    • Attention à éliminer les accents, les espaces, les majuscules et les caractères spéciaux comme les « ç » des adresses avant de les recopier dans le fichier csv. Si vous manipulez un fichier de grande taille, n’oubliez pas que la fonction « rechercher/remplacer » peut vous faire gagner beaucoup de temps.
    • Un tuyau: remplacer les espaces par rien, élimine les espaces…. De même que la formule  « =minuscule(MAJUSCULE) » transforme toute majuscule en minuscule…et donnera « majuscule »; idem avec une référence au contenu d’une cellule.
    • Pour recopier les contenus préparés ainsi, utilisez le collage spécial, uniquement la valeur.

  • Recopiez le mot de passe choisi en colonne D. Tous les élèves auront le même mot de passe jusqu’au moment où ils le changeront. Soit à la première connexion, soit à moment ultérieur. (voir colonne Z)
  • Indiquez le chemin de l’unité organisationnelle en colonne F. Si vos élèves sont dans l’UO eleves, vous indiquerez « /eleves », si vous ajoutez des utilisateurs dans l’UO de base, indiquez « / ».
  • Tapez FAUX dans la colonne Z, cela maintiendra le mot de passe initial tant que l’utilisateur ne le change pas explicitement. Tapez VRAI  si vous voulez que les utilisateurs changent leur mot de passe à la première connexion.  Les deux options se défendent. Un mot de passe bidon pendant un certain temps facilite la connexion car tous les utilisateurs ont le même mot de passe, le dépannage est alors simplifié. Le contenu est au début nul et donc le risque est limité. Par contre, l’obligation de changer le mot de passe à la première connexion renforce la sécurité mais la chance est très grande d’avoir des problèmes de récupération de mot de passe dès la seconde séance.
    • Remarque: Suivant le RGPD (Règlement Générale de Protection des Données), le mot de passe est une donnée personnelle et ne peut pas être connu par quiconque. Il est donc opportun de sensibiliser les utilisateurs à la protection de ses mots de passe, notamment en indiquant la procédure de changement. (Voir profil)

  • Téléchargez ce fichier csv sur votre ordinateur (attention csv avec séparateur virgule)

  • Importez celui-ci depuis la console d’admin (Transfert groupé d’utilisateurs)

 

  • Le système vous indique en haut à droite de l’écran que l’importation a réussi.