Le monde des modules complémentaires dans Gsuite

Introduction

Les modules complémentaires (MC) ou « Add-ons » de Google Document.

Ce sont des petits programmes parfois appelés « scripts » qui effectuent automatiquement des tâches à partir d’un document. Celui-ci peut être un texte, une feuille de calcul, un diaporama ou un formulaire.

Un exemple classique: le publipostage.  Il s’agit de créer des documents multiples à partir d’un document type. Cette opération permet de personnaliser un envoi. Le programme (script) prend la lettre type et insère les informations d’une feuille de calcul dans des champs bien spécifiés. Microsoft a inséré cette fonction directement dans Word. Dans le cas de Google Docs, il faut installer un module complémentaire pour réaliser cette opération. Il en existe plusieurs mais celui qui est reconnu et régulièrement utilisé s’appelle « Autocrat »

Remarques importantes. Dans le monde des modules complémentaires, tous les modules ne se valent pas. Google donne parfois un label à certains modules particulièrement réussis. La règle: regarder le nombre de téléchargements et lire les commentaires sur les forums. La plupart de ces MC sont produits par des firmes anglo-saxonnes… Usez et abusez de Google Translate pour comprendre les subtilités.

 

Docappender

est un MC de Google Forms qui permet d’ajouter des informations à un document préalablement choisi dans une liste déroulante.

Exemple: je choisis le nom d’un élève dans une liste. Je note une remarque concernant son travail. Celle-ci vient s’ajouter automatiquement à la fiche de cet élève. Il faut créer les fiches des élèves avec un autre MC. Par exemple Autocrat.

Une vidéo explicative: ici

 

ForMule

est un MC de Google Sheets qui permet de créer des courriels personnalisés à partir des informations d’une feuille de calcul. Sachant qu’un formulaire permet de créer automatiquement une feuille de calcul, on peut étendre l’utilisation de FormMule à un formulaire.

Une vidéo explicative (en anglais) ici

Autocrat

est le MC de Google Sheets qui permet de faire du publipostage à partir d’une lettre type et d’une liste d’adresses.

Une vidéo explicative ici

 

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