Inscrire son école dans une plateforme Office 365 ou Gsuite

Le présent article n’a pas pour but de décrire la procédure complète de l’installation d’une platefome Gsuite ou Office 365 mais bien d’expliquer le contexte et la philosophie sous jacente aux formalités à effectuer.

Pour comprendre le contexte de ces deux plateformes, vous pouvez consulter le tableau comparatif présenté dans un autre article de DINTIC: ici.

Ces deux solutions émanent de très grandes sociétés et proposent une gamme très étendue de services en ligne. Les principaux outils sont ceux de la bureautique (traitement de texte; tableur; diaporama) mais aussi de nombreux outils annexes comme ceux de création de formulaires/questionnaires, de dessin, de cartographie…. Les deux solutions proposent un module de classe virtuelle (Teams et Classroom) permettant la gestion simplifiée des devoirs, des évaluations et questionnaires ainsi que du feedback vers les élèves.  La version « edu » proposée est sensiblement identique à celle qui est proposée aux PME mais elle est gratuite dans le cadre de l’éducation. Gsuite est un « pure player » du nuage tandis que Microsoft propose (en option payante) l’installation des logiciels sur les appareils des utilisateurs. Une comparaison très fouillée est disponible ici.

Commencer

Il est essentiel de frapper à la bonne porte. Les plateformes Gsuite ou Office 365 existent également en version payante pour les entreprises et commencer la procédure comme entreprise vous exposera à des services déclarés payants….

Nom de domaine et DNS

Pour pouvoir utiliser les plateformes Office 365 ou Gsuite qui sont toutes les deux gratuites pour les écoles, la procédure est dans les deux cas un peu complexe et requiert la maîtrise d’un nom de domaine  payé et géré par un administrateur lié à l’école. 

Ce domaine est souvent celui qui est associé au site internet « vitrine » de l’école mais il peut être tout autre. Par exemple, l’école Saint Machin de Outsiplou possède le domaine saint-machin-outsiplou.be qui présente toutes les activités de l’école, ses options ainsi que l’équipe éducative. Office 365 ou Gsuite peut très bien être associé à ce domaine et les enseignants et élèves auront tous une adresse prenom.nom@saint-machin-outsiplou.be. Pas de soucis. Si ce n’est que le nom est assez long à écrire à chaque connexion! Pour éviter ce problème, il peut s’avérer utile d’acheter un autre nom de domaine (le côut est de l’ordre de 20€/an) qui serait smo.be. Et ensuite, la procédure d’inscription de la plateforme se fera par la console d’administration de ce dernier domaine. Il faudra accéder à la gestion du DNS (Domain Name System) pour notamment ajouter un enregistrement qui prouvera à Microsoft ou à Google que vous êtes bien propriétaire du domaine utilisé.

Chaque hébergeur possède son système de gestion, en voici un exemple:

Dans ces paramètres DNS, Microsoft et Google vous demanderont d’ajouter un enregistrement TXT avec un contenu propre à votre installation.

Les aides des deux systèmes vous permettent de poursuivre la procédure jusqu’à son terme c’est à dire la validation et donc la reconnaissance du domaine par Microsoft et Google.


Remarque: Si vous n’avez pas de domaine spécifique à votre établissement, Google vous propose de faire la réservation de celui-ci durant la procédure d’inscription de votre école. Cette situation se présente lorsqu’une école fait partie d’un ensemble plus vaste et que le site internet (et le domaine) est géré de façon centralisée et vous ne désirez pas utiliser la plateforme pour tout le groupe d’écoles.

Exemple: Un même PO a 4 écoles dans 4 communes différentes. Le site internet des 4 écoles est géré dans le domaine groupe-ecoles.be et chaque école possède ses pages spécifiques. L’école Sainte-Marie voudrait utiliser Gsuite sans faire référence à groupe-ecoles.be. Elle peut durant l’inscription demander à Google de réserver le domaine sainte-marie.be (s’il est encore libre!) et d’associer une plateforme Gsuite à celui-ci. Les enseignants et élèves de Sainte-Marie auront ainsi une adresse @sainte-marie.be et auront ainsi accès aux services de Gsuite.


Eligibilité

Viendront ensuite des formalités qui visent à vérifier si vous êtes bien éligibles à l’installation gratuite de la plateforme. Une copie de l’écran montrant que l’école est bien dans l’annuaire des écoles subsidiées par la  FWB (Fédération Wallonie Bruxelles) fait partie des formalités courantes. De même qu’un échange de courriels avec la direction de l’école. Il est important d’utiliser une adresse courriel unique pour tous les contacts avec le support.

 Plateforme test

Une fois le domaine  validé, la plateforme est utilisable mais de façon limitée. Google permet de tester le système avec 10 personnes. 

Office 365 travaille avec un système de licences qu’il faudra attribuer aux utilisateurs une fois la procédure terminée. A1, A2, A3 etc sont les petits noms de ces licences

Inscrire des utilisateurs

Une fois toute la procédure terminée, vous pourrez inscrire tous les élèves et professeurs de votre établissement. Opération qui peut être réalisée en « batch » c’est-à-dire en lot. Tous les élèves en une fois via un fichier csv.

La procédure pour Office 365 est ici.

La procédure pour Gsuite est ici.

Utilisation de la plateforme dans le cadre des cours et activités…. A suivre