Inscrire son école dans une plateforme Office 365 ou Gsuite

Le présent article n’a pas pour but de décrire la procédure complète de l’installation d’une platefome Gsuite ou Office 365 mais bien d’expliquer le contexte et la philosophie sous jacente aux formalités à effectuer.

Commencer

Il est essentiel de frapper à la bonne porte. Les plateformes Gsuite ou Office 365 existent également en version payante pour les entreprises et commencer la procédure comme entreprise vous exposera à des services déclarés payants….

Nom de domaine et DNS

Pour pouvoir utiliser les plateformes Office 365 ou Gsuite qui sont toutes les deux gratuites pour les écoles, la procédure est dans les deux cas un peu complexe et requiert la maîtrise d’un nom de domaine que l’école doit posséder et pour lequel, un administrateur possède un accès à la gestion..

Ce domaine est souvent celui qui est associé au site internet « vitrine » de l’école mais il peut être tout autre. Par exemple, l’école Saint Machin de Outsiplou possède le domaine saint-machin-outsiplou.be qui présente toutes les activités de l’école, ses options ainsi que l’équipe éducative. Office 365 ou Gsuite peut très bien être associé à ce domaine et les enseignants et élèves auront tous une adresse prenom.nom@saint-machin-outsiplou.be. Pas de soucis. Si ce n’est que le nom est assez long à écrire à chaque connexion! Pour éviter ce problème, il peut s’avérer utile d’acheter un autre nom de domaine (le côut est de l’ordre de 20€/an) qui serait smo.be. Et ensuite, la procédure d’inscription de la plateforme se fera par la console d’administration de ce dernier domaine. Il faudra accéder à la gestion du DNS (Domain Name System) pour notamment ajouter un enregistrement qui prouvera à Microsoft ou à Google que vous êtes bien propriétaire du domaine utilisé.

Chaque hébergeur possède son système de gestion, en voici un exemple:

Dans ces paramètres DNS, Microsoft et Google vous demanderont d’ajouter un enregistrement TXT avec un contenu propre à votre installation.

Les aides des deux systèmes vous permettent de poursuivre la procédure jusqu’à son terme c’est à dire la validation et donc la reconnaissance du domaine par Microsoft et Google.

Eligibilité

Viendront ensuite des formalités qui visent à vérifier si vous êtes bien éligibles à l’installation gratuite de la plateforme. Une copie de l’écran montrant que l’école est bien dans l’annuaire des écoles subsidiées par la  FWB (Fédération Wallonie Bruxelles) fait partie des formalités courantes. De même qu’un échange de courriels avec la direction de l’école. Il est important d’utiliser une adresse courriel unique pour tous les contacts avec le support.

 Plateforme test

Une fois le domaine  validé, la plateforme est utilisable mais de façon limitée. Google permet de tester le système avec 15 personnes. 

Office 365 travaille avec un système de licences qu’il faudra attribuer aux utilisateurs une fois la procédure terminée. A1, A2, A3 etc sont les petits noms de ces licences

Inscrire des utilisateurs

Une fois toute la procédure terminée, vous pourrez inscrire tous les élèves et professeurs de votre établissement. Opération qui peut être réalisée en « batch » c’est-à-dire en lot. Tous les élèves en une fois via un fichier csv.

La procédure pour Office 365 est ici.

La procédure pour Gsuite est ici.